Kurumsallaşmanın temel amacı, kişilere ve onların kendilerine özgü (firmayla içselleştirmedikleri) yöntemlerinden bağımsız hale getirerek, kurumsal  işleyiş yöntemlerinin geliştirilmesidir. Şayet, mevcut elemanlardan bir kısmının bulunmadığı durumlarda da firma faaliyetlerini aksatmadan yürütebiliyor ve geliştirebiliyor ve işe yeni alınan bireyler faaliyetlerin nasıl yapıldığını örgütün kendisine özgü oluşturduğu sistemi içerisinde öğrenebiliyor ise işletme  kurumsallaşma anlamında önemli mesafeler almıştır denilebilir. Tabi, firmanın kurucu/ları (sahip veya patronları) da bir an için işletmeden belirli bir süre uzak kalmaları durumunda onların yokluğu yüksek düzeyde hissedilmeden faaliyetler yürütülebiliyor ise yine işletme kurumsallaşma açısından önemli çalışmalar yapmıştır denilebilir.

Bu ifadelerden maksat kurucu/ların sistem dışına itilmesi ya da insan faktörünün kurum açısından ikinci sıraya itilip, sistem ve süreçlerin daha önem kazanması anlamına yorumlanmamalıdır. Her halûkârda, işletmenin kurulması, gelişmesi ve bugünkü konumuna ulaşmasında stratejiler belirleyen ve önemli kararların hep sahibi olan kurucu/lar ve ortakların görüş, öneri ve kararları kurumsallaşmanın yapı taşını oluşturacaktır.

Ancak, kurucu/ların olmadığı bir ortamda  faaliyetler önemli aksamalara uğruyor ise ya da işletmenin kurulduğu yıllara göre önemli boyutta büyüme sergilemiş olmasına rağmen yönetsel felsefe ve süreçler açısından halen ilk günkü uygulamalar sürdürülmeye çalışılıyorsa, burada hem kurucu/ların stratejik konular dışına çıkarak rutin işlerle uğraşmaktan dolayı “kendilerini tüketme”ye doğru gittikleri hem de firmaların büyüyüp küresel pazarın şiddeti gün geçtikçe artan rekabet ortamında her sorunun üstesinden yalnız başlarına gelemeyecekleri rahatlıkla söylenilebilir. Burada önemli olan firmadaki kurucu/lar başta olmak üzere bütün bireylerin deneyimlerinden en yüksek düzeyde faydalanılarak, bireye aşırı bağlılığın ve gereksinimin en alt düzeye indirgenmesi ve faaliyetlerin aksamadan yürütülmesini sağlayan sürekli değişim ve gelişime açık iş süreçlerinin ve tanımlarının ortaya konulabilmesidir. Kısaca, birilerinin günün birinde olmadığı durumda işlerin aksamadan bırakıldığı yerden devamının sağlanabilmesidir.

Kurumsallaşmazsak Ne Olur?
Hem dünyada hem de Türkiye’deki kurumların büyük çoğunluğu bir veya birkaç kurucunun çok da geleceğe ilişkin planlama yapmadan, günün olanaklarının elverdiği ölçüde küçük boyutta kurulan ve zamanla büyüyerek orta ya da büyük boy işletme konumuna erişen kurumlardır. Küçükken bütün kararlar kurucu/lar tarafından verilebilir ve sorunlar ortaya çıktıkça çözümleri bir şekilde ortaya konulabilir. Ancak, büyüdükçe ortaya çıkan sorunlara kurucu/ların çözüm bulmaları ya da gelişme ve rakiplere kıyasla üstünlük sağlama yönünde oluşturulması gereken strateji ve politikaları profesyonel düzeyde ortaya çıkartmaları neredeyse olanaksızlaşmaya başlar. Hatta bu eksiklikler hissedilmeye başladığında önce profesyoneller işe alınarak günü kurtarmaya yönelik çözümler üretilmeye başlanılır; ancak belirli bir zaman içerisinde işe alınan profesyoneller de diğer elemanlar gibi sadece kendisine söylenilenleri yapar konuma erişirler. Bunun en temel nedeni, kurumsallaşma yönünde sistem kurulmamış olması ve kurumun kendi deneyimlerinden yola çıkarak faaliyetleri sistematize etmemiş olmasındandır.

Burada şu gerçeğe değinmek önemlidir; konu kurumsallaşmak mı yoksa mevcut yönetsel felsefeyle faaliyetlere devam edilmesi mi sorunsalının ötesindedir. Günümüzde belirli büyüklüğe erişmiş hemen her işletmede  kurumsallaşmanın bir gereksinim hatta zorunluluk olduğu kabul edilirken, asıl sorun bunun nasıl gerçekleştirilebileceğinin yani metodunun tam anlamıyla bilinmiyor olmasıdır. Kurumsallaşma ile birlikte şimdiye kadar izlenilen iş yapma yöntemleri aniden terk mi edilecek? Yeni oluşturulacak sistem firmaya uyacak mı? Ya işler istenilmediği gibi gelişirse ne olacak? Hepsinden daha önemlisi, kurumsallaşmaya kurucular ne kadar güvenebilir?

Bu ve benzeri sorular kurumsallaşma çalışmalarının başlatılmasının önündeki en önemli engellerdir. Ancak, unutulmamalıdır ki; firma bugün gerçekleştirilmesinin artık bir zorunluluk haline geldiğine inandığı kurumsallaşma yönünde yeterince çalışma yapmayacak olursa, kurumsallaşmasını hızlı gerçekleştiren rakiplerinin çok gerisinde kalacaktır. Bunun yanı sıra, inovasyon, kalite, pazar payını koruma/artırma, mamul çeşitlendirmesi vb. konularda günü yakalayamayacağından, geçmişte birçok firmada örneğinin yaşandığı gibi, artık faaliyetlerini istediği düzeyde gerçekleştiremediğinden, yok olma tehlikesiyle karşı karşıya kalacaktır. Zaten, Türkiye’de ikinci nesilden sonra üçüncü nesille varlığını sürdüren işletme sayısı oldukça azdır. Bunun nedenlerinden birisi, belirli büyüklüğe erişmiş firmaların kurumsallaşma açısından yeterli çalışma yapmamış olmalarındandır.

O halde, kurumsallaşma sıradan bir uğraş veya görev olmayıp, işletmenin devamlılığını sağlayabilmek için yapılması zorunlu olan bir düzenlemedir. Kurumsallaşmanın nasıl yapılacağına ilişkin çeşitli metotlar bulunmakta olup, hangi metot izlenirse izlensin üst yönetimden başlayarak bütün çalışanları gönüllü bir şekilde çalışmaların içerisine çekerek, tam katılımcı bir anlayışla ve bir plan ve süreç kapsamında kurumsallaşmanın gerçekleştirilmesi gerekir.

Kurumsallaşma çalışmaları bir süreç kapsamında sürdürülürken mutlaka hedefleri ve metotları net bir biçimde tanımlanmış, çıktıları nitelik ve nicelik açısından ölçülebilen, gerekli tüm kaynakların elde edilebilir olmasına özen gösterilen ve hangi zamanda nelerin yapılacağının planlandığı bir yapı içerisinde uygun bir “kurumsallaşma yol haritası”nın ortaya konulması gerekmektedir.

Dr. Hakkı Eraslan